Больше, чем просто числа: зачем нам программное обеспечение для финансового планирования

12 октября 2023 11:43
Истории успеха

В мире, где финансы играют ключевую роль, умелое управление ими – это не просто важный навык, а неотъемлемая часть жизни как физических лиц, так и компаний. Контроль над бюджетом, финансовое планирование и анализ расходов становятся все более сложными задачами с увеличением объемов информации и разнообразием финансовых инструментов. О том, какие решения предлагает современная IT- индустрия, мы поговорим с разработчиком программного обеспечения, победителем Национальной премии «Технологии и инновации 2023» Александром Макаровым.

Александр, вы успешный программист. Расскажите, в какой сфере вы специализируетесь?
Да, с программированием я связан более 11 лет. Последние пять лет плотно работаю над созданием программ для управления финансами и бюджетирования - как личного, так и корпоративного.

Можете рассказать о своих разработках?
Одно из приложений, над которым я работал, было спроектировано специально для больших юридических и бухгалтерских компаний. Когда клиент обращается со своим запросом, то для них крайне важно быстро рассчитать новый проект так, чтобы он был прибылен для самой компании и недорогим для клиента. Потому что клиенты часто подают запросы в несколько фирм и выбирают самое выгодное предложение. Так вот наше приложение позволяло быстро и эффективно оценивает бюджет такого проекта, предлагать скидки и выдавать подробный план со сметой. Инновация приложения была в том, что оно работало не только с данными, полученными от клиента и актуальными расценками внутри фирмы, но и позволяло использовать информацию о предыдущих проектах выполненных фирмой. Таким образом составить детализированную и достоверную смету расходов стало возможным буквально за несколько минут.
С помощью такого приложения можно не только предоставить выгодное предложение быстро, но и легко контролировать все аспекты бюджета когда проект уже в работе, следить за выполнением, настраивать уведомления и осуществлять другие операции в соответствии с потребностями бизнеса. А в случае, если изменяются внешние обстоятельства, система помогает оперативно наметить релевантные активности так, чтобы при этом максимально рационально распределить ресурсы.

Для кого вы писали эту программу?
Я работал на аутсорсинговую компанию, которая соединяла меня с клиентами. Конкретно данный кейс был создан для заказчиков из США.

Какие преимущества предоставляет эта программа по сравнению с традиционными методами управления финансами?
Самое главное - способствует максимальному росту прибыльности за счет умных настроек, коррекции ценообразования и оптимизации расходов. Но если говорить о программном обеспечении в целом, то оно значительно упрощает контроль за финансами. Во-первых, подсчеты, анализ данных и составление отчетов - всё автоматизировано, что экономит массу времени и усилий. К тому же, это снижает вероятность ошибок. Вы знаете, люди могут допустить ошибки, а программное обеспечение всегда предоставляет точные данные. Кроме того, все финансовые данные хранятся в одном месте, а это делает процесс принятия решений более удобным и гибким для руководителей. То есть пользователь может оперативно получить доступ к необходимой информации и корректировать свои бюджетные стратегии с учетом меняющихся факторов. Можно сказать, что программное обеспечение для финансового планирования - это не просто инструмент, это ключевой элемент успешного управления бюджетом, который приносит больше уверенности в решениях и помогает достигать поставленных целей.

Ваше мнение: какие сложности могут возникнуть при внедрении IT-решений для финансового планирования на предприятиях?
В первую очередь, это совместимость с существующими системами. Дело в том, что крупные компании обычно имеют сложные IT-инфраструктуры и новое ПО приходится интегрировать с действующими моделями учета, управления запасами и взаимодействия с клиентами. Это может представлять технические сложности. Не стоит также забывать, что каждая фирма имеет уникальные потребности в финансовом планировании, поэтому общие решения в большинстве случаев будут для них недостаточными. ПО должно быть кастомизировано и настроено под конкретные бизнес-процессы компании, что требует значительных усилий и ресурсов.
Одним из наиболее актуальных остается вопрос безопасности данных, так как система обрабатывает большие объемы чувствительной информации. Алгоритм должен обеспечивать высокий уровень защиты данных от утечек и несанкционированного доступа. Ну и наконец, внедрение нового формата учета зачастую влечет за собой изменения в рабочих процессах и культуре компании. Важно держать под контролем этот процесс, чтобы свести к минимуму сопротивление персонала и обеспечить плавный переход.

С корпоративным бюджетом все ясно. А если говорить о личных финансах? Здесь тоже помогут специальные программы?
Конечно. Управлять личным бюджетом при помощи программ тоже гораздо удобнее, не нужно тратить часы на заполнение таблиц и расчеты вручную. Специализированные приложения могут предоставить необходимые данные с минимальными усилиями от пользователя. Человек получает возможность видеть, сколько он тратит и на что. Приложение анализирует расходы и доходы, показывая, где уходит больше всего денег, так что можно наметить возможности для экономии или выделить ресурсы для формирования накоплений.

У вас также есть разработки для управления личными финансами?

Да, я создал небольшое приложение, которое запускается на личном компьютере и, соответственно, исключает утечку данных. Оно позволяет пользователю группировать свои расходы за месяц, анализируя транзакции из его банковских счетов. Учтите, что даже для простого карточного счёта, с которого оплачивает свои покупки обычный человек, количество транзакций в месяц может превышать сотню и анализ такого потока данных вручную занимает много времени. Мое приложение работает следующим образом: пользователь скачивает список транзакций с сайта или банка и запускает приложение с для генерации отчета в том виде, который удобен лично ему. В результате пользователю предоставляется отчет, который говорит о том, на какие категории и сколько он потратил денег, а также - откуда их получил. Допустим, пользователь получил 1000 единиц, потратил 300 единиц на оплату квартиры, 50 единиц на коммунальные услуги, 150 единиц на обувь и 200 единиц на продукты. Итого у него осталось 50 единиц, которые можно считать сбережениями за месяц. И в зависимости от желаний пользователя этот отчёт позволяет принимать как простые решения, вроде “какой кредит я могу взять?”, так и более сложные вроде “какие конкретно расходы можно урезать чтобы накопить на дачу быстрее?”.

Но ведь аналогичные программы есть и у некоторых банков?
Во-первых редкие банки предоставляют такой функционал. Во-вторых банки часто не имеют полной информации об организациях и о том, чем они именно занимаются. Например, платеж для ИП Васечкин. Зачастую неясно, к какой категории расходов такие транзакции отнести - может это продуктовый магазин, а может ремонт авто? Поэтому у банковских отчётов довольные “крупные” категории и всегда есть отдельная категория “другое” которая может занимать до 30-50% трат. В результате качество отчета ухудшается, и его использование может привести к в принципе неверным выводам, да и вообще может получиться недостаточно детализированным для каких-либо выводов. Моя программа направлена на то, чтобы пользователь имел максимальный контроль над отчетом при этом не затрачивая на это часы своего времени.

Ваши разработки позволили вам стать лауреатом Национальной премии «Технологии и инновации 2023»? Что это для вас значит?
Безусловно, я испытываю гордость. Это престижный конкурс в рамках National Business Award (Национальная Бизнес Премия), который отмечает только лучших специалистов в сфере IT, инноваций и технологий в России и СНГ, а также зарубежных разработчиков. В этом году заявки подавали профессионалы из Казахстана, ОАЭ, Нидерландов, США и других стран. То, что я стал одним из лауреатов - говорит о том, что моя работа не осталась незамеченной, мои разработки приносят пользу людям и это мотивирует меня на дальнейшее развитие.

Ну и в заключение, какие советы вы можете дать потребителям при выборе программного обеспечения для управления финансами?
Я бы порекомендовал потребителям обратить внимание на несколько ключевых аспектов. Во-первых, определите свои потребности. Каждый бизнес уникален, поэтому важно понять, какие функции вам реально нужны. Некоторые программы предоставляют широкий спектр возможностей, включая учет расходов, бюджетирование и отчетность, но не позволяют добавлять новые зависимости, формулы, отчеты. Такие решения подойдут небольшим фирмам и тем, где более-менее стандартные финансовые отчеты. Другие программы могут быть более нацеленными на подгонку под конкретный случай, хоть это и занимает больше времени на старте. Такие решения стоит рассматривать крупным компаниям, особенно тем, которые имеют отделения в нескольких странах.
Во-вторых, хорошо поищите отзывы и рейтинги. Мнения других пользователей дают представление о надежности и удобстве использования программы. Рейтинги и обзоры от независимых источников также могут быть крайне полезны, желательно использовать несколько источников.
Третий совет – обратите внимание на безопасность данных. Ваши финансовые сведения – это что-то, что нужно беречь. Удостоверьтесь, что программное обеспечение предоставляет надежные механизмы шифрования и защиты от несанкционированного доступа.
Четвертое, попробуйте бесплатные версии или пробные периоды. Многие компании предоставляют возможность тестирования своего продукта. Это отличный способ узнать, подходит ли программа именно вам.
И последний, но не менее важный совет – учитывайте масштаб вашего бизнеса. Некоторые программы разработаны для крупных предприятий и могут быть избыточными для маленьких компаний, что выльется в большие потери времени. Наоборот, некоторые могут не предоставлять достаточно функционала для крупных корпораций и также в результате приведут к затратной миграции на другое решение.

Итак, ключевые моменты: понимание своих потребностей, проверка отзывов, внимание к безопасности данных, тестирование программы перед покупкой и адаптация к размерам своего бизнеса. Надеюсь, это поможет вам сделать правильный выбор!